page contents

Wstęp do efektywności osobistej, czyli jak lepiej organizować swoje życie – część 2.

Rozwijanie przedsiębiorstwa jest bardzo mocno skorelowane z rozwojem osobistym o czym już wiesz gdyż pisałem o tym dwa tygodnie temu. Dzisiaj zaprezentuję Ci zasady i reguły, o których warto pamiętać poprawiając swoją efektywność zawodową i osobistą.

Zapraszam Cię również do powrotu pamięcią do pierwszej części tekstu, który znajduje się tutaj.

Warto, moim zdaniem poznać również zasady i reguły mające istotny wpływ na efektywność osobistą i zawodową, a w szczególności:

  1. Reguła 60:40
  2. Reguła Parkinsona
  3. Grupowanie jednakowych rzeczy
  4. Skupienie się na tym co się robi
  5. Zadbanie o otoczenie
  6. Zapisywanie rezultatów
  7. Wyznaczanie ostatecznych terminów

Zasady i reguły zarządzania sobą w czasie

Reguła 60:40 mówi, że nie należy planować całego czasu, lecz jedynie 60%. Reszta (40%) to czynności nieoczekiwane (nie jesteśmy w stanie ich przewidzieć) i spontaniczne (to czas na pracę twórczą, w tym „gaszenie pożarów”). Jak to odnieść do praktyki? Jeżeli pracujesz jak większość Polaków przez 8 godzin, to górną granicą efektywnego planowania jest 5 godzin. Jeżeli zaplanujesz pracę co do minuty, od chwili wejścia do pracy, aż po jej koniec. To najprostsze zdarzenie nie ujęte w planie „położy” cały twój dzień. Czy warto? Nie sądzę.

Reguła Parkinsona mówi, że czynność trwa tyle, ile założymy, że potrwa. Dotyczy ona jedynie zadań wykonywanych osobiście i tych na które mamy wpływ. Jeżeli zaplanujesz, że prezentację dla zarządu będziesz przygotowywać 3 godziny tyle to potrwa, nawet jeżeli możesz to skończyć w godzinę. Ekstremalnym przykładem jest mój znajomy, który zaplanował, że trawnik przed domem będzie kosił przez 2 dni. Jak sądzisz ile to robił? Masz rację 2 dni, gdy powinno to zająć 2 godziny.

Grupowanie jednakowych rzeczy. Łączenie tych samych czynności w bloki (np. telefony do klientów, opłacanie rachunków, odpisywanie na maile) znacznie oszczędza czas.

Skupienie na działaniu powoduje, że czas płynie szybciej (przynajmniej masz takie wrażenie). Pamiętaj, że wykonanie zadania trudnego od razu w końcu prowadzi do zadowolenia ze skończenia, czyli efektu, zaś przerywanie wzmacnia uczucie niechęci.

Zadbaj o otoczenie. Przygotuj miejsce do pracy, nauki, stwórz je tak, aby nie musieć odrywać się od działania. Przygotuj sobie coś do picia, naładuj baterię w telefonie (gdy masz dzwonić), coś do pisania (gdy będziesz robić notatki), przygotuj muzykę (jeżeli ci to pomoże), wywietrzone pomieszczenie jest również wskazane.

Zapisywanie w kalendarzu jako rezultat. Ma na celu skupienie uwagi na wyniku, a nie na samym działaniu. Przypomnę ci dowcip, w którym zapracowany robotnik biega z pustą taczką po budowie, a na pytanie majstra „czemu taczka pusta?” odpowiada, że „nie mam czasu załadować”. Liczy się wynik, a nie to, że pracujesz. Dlatego w kalendarzu zapisuj „umówić się na spotkanie” zamiast „zadzwonić do klienta”.

Wyznaczanie ostatecznych terminów na wykonanie zadania powoduje wzrost dyscypliny i unikanie opóźnień.

Jeśli masz wszystko, to do dzieła. Nie szatkuj czasu na nieefektywne części.

Oczywiście trudno jest stworzyć w pełni odpowiadający wszystkim sposób poprawy efektywności, proponowane narzędzie wykorzystuj właściwie. Na początku mogą pojawić się trudności, pamiętaj każda podróż zaczyna się od pierwszego kroku. Aby ci to ułatwić przygotowałem ćwiczenie, którego celem jest wprowadzenie cię w świat, w którym unikniesz nawarstwiających się zaległości, chaotycznego przeskakiwania między zadaniami, a staniesz się bardziej zorganizowany i w konsekwencji efektywniejszy.

Ćwiczenie na kolejny tydzień pracy:

  1. Stwórz na kartce (lub w inny fizyczny sposób) Macierz Eisenhowera
  2. W ciągu całego dnia zapisuj działania w poszczególnych ćwiartkach
  3. Sprawdzaj ile czasu zajmują ci poszczególne zadania i w jakich godzinach co robisz
  4. Powtarzaj czynność przez minimum 5 dni (aby zobaczyć dłuższą perspektywę swojej pracy, a nie tylko jednego dnia)
  5. Ostatniego dnia porównaj co stworzyłeś i wyciągnij wnioski, odpowiadając sobie na pytania:
    1. Jakie pojawiły się trudności?
    2. Co należałoby zrobić aby je rozwiązać?
    3. Którym ćwiartkom poświęcasz najwięcej czasu i dlaczego?
    4. Co zrobisz, aby więcej czasu poświęcać zadaniom zbliżającym cię do celu (ważne i niepilne)?
    5. Jakiej wiedzy i umiejętności ci brakuje i gdzie możesz je znaleźć?
  6. Napisz komentarz pod tym tekstem, z przemyśleniami po tygodniu ćwiczeń.

Znalazłeś w tekście “Wstęp do efektywności osobistej, czyli jak lepiej organizować swoje życie – część 2.” elementy inspirujące i nowatorskie, a może nie zgadzasz się z autorem? Powiedz nam o tym, napisz z czym się nie zgadzasz, uargumentuj to, wzbogać tekst o swoje uwagi. Nic tak nie buduje atmosfery portalu jak inteligentni czytelnicy potrafiący zanalizować i wyartykułować swoje spostrzeżenia.

Autor: Maciej Kozubik – Dyplomowany Coach, Trener Biznesu, Ekonomista. Absolwent dwóch uczelni wyższych (Akademii Ekonomicznej w Katowicach i Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu). Pracował w korporacjach, w tym międzynarodowych. Praktyk biznesu. Nieprzerwanie podąża przed siebie, wyznacza sobie ambitne cele i szuka nowych inspiracji. To, co go wyróżnia, to silna wiara w ludzi i ich potencjał, dlatego namawia ich do inwestowania w siebie i rozwijania swoich pasji. Jest przekonany, że każdy jest stworzony, by odnosić sukcesy. Dzisiaj zajmuje się coachingiem i szkoleniami.