Audyt Sprzedaży – Co to takiego?

 

Pozwól, że opowiem Ci historię przedsiębiorcy o imieniu Jan, który dzięki przeprowadzeniu audytu sprzedaży uniknął bankructwa swojej firmy. Jan prowadził firmę produkującą meble kuchenne na zamówienie. Był to mały biznes, ale bardzo dobrze prosperujący. Jego klienci byli zadowoleni z jakości mebli, terminowości dostaw i konkurencyjnych cen.

Jednak w pewnym momencie Jan zaczął odczuwać problemy związane z niedostatkiem zamówień. Przeprowadził analizę i okazało się, że wiele zamówień, które miały być zrealizowane, nigdy nie zostało zrealizowanych. Jan zdał sobie sprawę, że jego zespół sprzedażowy nie działał efektywnie i nie był w stanie nawiązywać odpowiednich relacji z klientami, a tym samym tracił wiele szans na sprzedaż.

Jan zdecydował się na przeprowadzenie audytu sprzedaży. Zatrudnił eksperta, który dokładnie przebadał cały proces sprzedażowy, od pierwszego kontaktu z klientem aż do momentu dostawy produktu.

Ekspert zidentyfikował wiele obszarów wymagających poprawy, w tym brak jasnej strategii sprzedaży, zbyt małą liczbę kontaktów z klientami, brak systematycznej komunikacji z klientami w trakcie procesu sprzedażowego, brak skutecznych narzędzi do monitorowania procesu sprzedaży i nieefektywny proces przygotowania ofert.

Na podstawie wyników audytu Jan wdrożył szereg zmian w swojej firmie. Skoncentrował się na lepszej komunikacji z klientami, wykorzystaniu narzędzi do monitorowania procesów sprzedażowych oraz zwiększeniu liczby kontaktów z klientami.

Opracował również jasną strategię sprzedaży i zoptymalizował cały proces sprzedaży. Od marketingu, przez negocjację ofert, po obsługę klientów. Dzięki audytowi sprzedaży i wprowadzonym zmianom Jan zaczął ponownie zyskiwać klientów i ostatecznie uratował swój biznes przed bankructwem.

Dziś firma Jana prosperuje i z powodzeniem konkurować z innymi producentami mebli kuchennych na rynku. Inwestując kilkanaście tysięcy w Audyt Sprzedaży, zyskał setki tysięcy już w pierwszym kwartale, poprawiając działalność zgodnie z wynikiem audytu.

 

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Czym jest audyt sprzedaży?
2. Jakie jest cel audytu sprzedaży?
3. Czy audyt sprzedaży jest mi potrzebny?
4. Jakie obszary są badane w trakcie audytu sprzedaży?
5. Kiedy warto przeprowadzić audyt sprzedaży?
6. Jakie są etapu audytu sprzedaży?
7. Jakie są korzyści z przeprowadzenia audytu sprzedaży?
8. Jaka jest różnica między audytem a kontrolą?
9. Ile kosztuje przeprowadzenie audytu sprzedaży?
10. Jak powinien przebiegać audyt sprzedaży?
11. Kto powinien prowadzić audyt sprzedaży?
12. Jak się samemu zabrać za przeprowadzenie audytu sprzedaży?
13. Jak poinformować o tym, że będzie przeprowadzany audyt sprzedaży?
14. Typowe problemy, jakie może ujawnić audyt sprzedaży.
15. Źródła z jakich korzystałem, pisząc ten artykuł.

 

Audyt sprzedaży może mieć różne skojarzenia. Dla jednych to szukanie dziury w całym, dla innych sposobem na zwolnienie części lub całości działu sprzedaży.

Przedsiębiorstwa uznawane za wzorce uczestników rynku mocno koncentrują się na standaryzacji procesów, co pozwala na zwiększenie efektywności działań biznesowych. Dzięki standaryzacji procesów firma może dokładnie określić, jak dany proces ma przebiegać, jakie zasoby są do tego potrzebne i jakie wyniki muszą zostać osiągnięte. To z kolei ułatwia wykrywanie i eliminowanie błędów oraz uniknięcie niepotrzebnych opóźnień i kosztów.

Standaryzacja procesów jest szczególnie ważna w firmach, które działają w obszarach, w których konieczne jest wykonywanie w kółko tych samych zadań, np. w produkcji, logistyce, sprzedaż czy obsłudze klienta. Dzięki wykorzystaniu standardów możliwe jest skrócenie czasu realizacji procesów, zmniejszenie ilości błędów oraz optymalizacja kosztów.

To z kolei umożliwia zwiększenie efektywności działania przedsiębiorstw i osiąganie lepszych wyników ekonomicznych. Warto jednak pamiętać, że standaryzacja procesów nie jest celem samym w sobie, a jedynie środkiem do usprawnienia biznesu. Czy to usprawnienie działa, czy nie, bez oceny procesu nikt się nie dowie?

Audyt sprzedaży jest właśnie narzędziem weryfikacyjnym. Dodatkowo ważne jest, aby firma pozostawała elastyczna i potrafiła dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb klientów.

Aby ułatwić czytanie i poprawić elastyczność przyswajania wiedzy tekst jest zbudowany z pytań i odpowiedzi. Co oznacza, że możesz przeczytać cały lub fragmenty, które cię interesują.

Jeśli masz wrażenie, że w obszarze marketingu, sprzedaży obsługi klienta i zarządzania tymi obszarami zrobiłeś już wszystko, a dalej czujesz niedosyt. Bo wyniki sprzedaży są dalekie od oczekiwanych, to zastanów się, czy nie powinieneś zastanowić się nad przeprowadzeniem u siebie audytu sprzedaży, taj jak zrobił to Jan, o którym wspominam na początku.

Zdradzę ci wszystkie tajemnice, które spowodują, że audyt sprzedaży będziesz mógł przeprowadzić sam. Dzięki czemu oszczędzisz kilka tysięcy złotych.

Aby zrozumieć, czym jest audyt sprzedaży, należy pojęcie rozbić na poszczególne człony i wyjaśnić ich znaczenie.

 

Czym jest audyt?

 

 

Audyt – niezależna ocena danej organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu. Przedmiot audytu jest badany pod względem zgodności z określonymi standardami, wzorcami, listami kontrolnymi, przepisami prawa, normami lub przepisami wewnętrznymi organizacji (polityki, procedury) źródło 1.

 

Czym jest sprzedaż?

 

Sprzedaż – czynności organizacyjne, techniczne, prawne i finansowe związane z odpłatnym dostarczeniem dóbr lub usług (źródło 2). Według Ustawy o podatku od towarów i usług przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (źródło 3.)

Zatem, co to takiego audyt sprzedaży?

Audyt sprzedaży to ocena procesu sprzedaży, systemów zarządzania sprzedażą i osób zaangażowanych w sprzedaż oraz stosowanych narzędzi i standardów. Proces sprzedaży jest badany pod względem zgodności ze standardami, przepisami prawa oraz jego efektywności. Nie jest to ocena poszczególnych osób, choć podlegają kompleksowemu badaniu.

 

Jaki jest cel audytu sprzedaży?

 

Celem audytu sprzedaży jest wskazanie barier, które powstrzymują dział marketingu, sprzedaży i obsługi klienta oraz firmę przed dalszym rozwojem i wskazanie rozwiązań zidentyfikowanych problemów.

Co ważne, nie jest narzędziem skupiającym się na wytykaniu błędów przedsiębiorstwa i osób zatrudnionych. Dlatego też dobrze przeprowadzony audyt sprzedaży, z trafnymi wnioskami oraz wdrożeniem zaleceń po badaniu w istotny sposób może wpłynąć na poprawę procesu sprzedaży, a w konsekwencji na konkurencyjność przedsiębiorstwa.

Audyt pomoże ci zidentyfikować luki, jakie aktualnie występują. Luki, jakie powstały między stanem faktycznym a oczekiwanym. Kiedyś w trakcie śniadania biznesowego usłyszałem, że „audyty sprzedaży są niezbędne, aby zbudować standardy pracy, zespół sprzedaży i firmę, która odnosi sukcesy”, zgadzam się z tymi słowami i mam nadzieję, że również uznasz je za swoje.

 

Czy audyt sprzedaży jest mi potrzebny?

 

Każdego roku każdy kierowca jedzie na przegląd techniczny ze swoim samochodem. Taki przegląd to obowiązek, ale również realne zwiększenie bezpieczeństwa. Dlatego, że pozwala on wyłapać usterki, których nie jest świadomy. Ich usunięcie chroni go przed poważniejszymi awariami i ich konsekwencjami. Tak samo jest z naszym zdrowiem. Odwiedzamy lekarza, aby zbadać o jego stan.

Audyt sprzedaży jest podobny do badania technicznego pojazdu, czy też stanu zdrowia u lekarza.

Jeśli chcesz poprawić sprzedaż, musisz znaleźć sposoby, a audyt sprzedaży może być pierwszym krokiem do takiej poprawy, bo identyfikuje problemy i czasem ich źródła.

Jako trener sprzedaży współpracuję z różnymi firmami od indywidualnych przedsiębiorców, przez małe i średnie firmy do międzynarodowych korporacji i zauważyłem, że wąskie spojrzenie na problem malejącej sprzedaży próbuje się rozwiązać, lecząc objawy, a nie przyczyny. Szkolenie z negocjacji nie musi być rozwiązaniem problemu spadku sprzedaży. Bo źródło problemów wcale nie musi znajdować się w firmie, ale poza nią np. agresywna reklama i zmasowane działania konkurencji lub jest w innym miejscu, niż się początkowo wydawało np. niska jakość obsługi klient, wpływająca na ucieczkę klientów.

W takiej sytuacji celem audytu jest ustalenie wszystkich wąskich gardeł i problemów w dziale sprzedaży, przykład wąskiego gardła może być niska aktywność handlowców po wysłaniu oferty. Polegająca wyłącznie na czekaniu na odpowiedź ze strony klienta.

Audyt sprzedaży może też być wstępem do realizacji strategii firmy. Jeśli planowany jest wzrost sprzedaży o 12%, to należy zdefiniować jakie działania trzeba podjąć, aby osiągnąć taki wynik. Należy wskazać osoby odpowiedzialne za poszczególne działania (np. pozyskiwanie klientów, spotkania z nimi, negocjowanie warunków, dostawę, zarządzanie poszczególnymi działami i współpracę między nimi), przygotować standardy pracy i opisy oczekiwanych codziennych czynności. Wymagane narzędzia pracy i systemy wspierające pracowników.

Odpowiednie poukładanie procesów, dobór osób o określonych kompetencjach, stosowanie standardów pracy i mierzenie współczynników efektywności daj szanse na zrealizowanie celu (wzrostu sprzedaży o 12%). Nawet jeśli cel nie zostanie w pełni osiągnięty, to dzięki kontroli wiadomo, co poprawić, w kolejnym kroku.

W innym wypadku, gdy wszyscy działają po swojemu, brakuje narzędzi, nie ma standardów oraz kompetentnych osób wynik jest przypadkowy.

Moim zdaniem takie podejście do sprzedaży to przepis na sromotną porażkę, a w najlepszym wypadku niewykorzystywanie pełnego potencjału.

Jeśli masz strategię firmy, na bieżący rok np. zwiększyć sprzedaż o 12%, utrzymać marżę na poziomie 5%, to musisz wiedzieć, jak ten wynik osiągnąć. W innym wypadku będzie to tylko marzenie, które wcale nie musi się ziścić.

 

Jakie obszary są badane w trakcie audytu sprzedaży?

 

Z samego założenia audyt sprzedaży powinien badać proces sprzedaży i wektory, które na niego działają w sposób kompleksowy. Zwykle oceniane są:

• Kompetencje handlowców i menedżerów
• Proces sprzedaży od marketingu do obsługi klienta
• Stosowane standardy i procedury
• Wykorzystywane narzędzia

 

Kiedy warto przeprowadzić audyt sprzedaży?

 

W szczególności kiedy:

• Dochodzi do spadku sprzedaży lub zmniejszenia jej rentowności.
• Zmniejsza się koszyk zamówień.
• Odchodzą handlowcy i menedżerowie sprzedaży.
• Odchodzą pracownicy działów marketingu i obsługi klienta.
• Odchodzą klienci w ilościach większych niż dotychczas.
• Konkurencja działa bardzo agresywnie.
• Chcesz wprowadzić nowy produkt na rynek.
• Chcesz zwiększyć sprzedaż.
• Chcesz wykorzystać efekt współpracy i poprawić komunikację w działach marketingu i sprzedaży oraz obsługi klienta.
• Chcesz pozyskań nowych klientów, a dotychczasowe sposoby nie dają efektów.
• Chcesz aktualnym klientom sprzedawać więcej lub za wyższą cenę.
• Pojawia się nowa osoba przejmująca zarządzanie działem marketingu i/lub sprzedaży i chcesz, aby zdobyła niezbędną wiedzę do wykonywania swojej pracy.
• Sytuacja gospodarcza i prawna utrudnia przewidywanie przyszłości (np. zmiany przepisów podatkowych, z dużą ilością błędów i utrudnień, wysoka inflacja, drastyczny wzrost cen nośników energii, woja na Ukrainie).

Dodatkowo warto audytować sprzedaż, ponieważ:

• Rynek podlega ciągłym zmianom. Tak samo, jak firma, zespoły i poszczególni pracownicy. Z tego powodu warto trzymać ręką na pulsie.
• Oczekiwania klientów również ulegają zmianie. Warto wiedzieć o tym wcześniej niż konkurencja.
• Dzięki audytowi możesz spojrzeć na procesy sprzedażowe z innej perspektywy. Co ułatwi wprowadzanie innowacji i usprawni istniejące procesy.
• Audyt sprzedaży przeprowadzany cyklicznie, ale przed planowanymi zmianami może oszczędzić sporo pieniędzy, czasu i energii.

Dlaczego to ważne?

Według badania przeprowadzonego przez Aberdeen Group przedsiębiorstwa, które regularnie przeprowadzają audyt sprzedaży, osiągają o 22% większy wzrost przychodów ze sprzedaży w porównaniu z przedsiębiorstwami, które nie przeprowadzają audytu (źródło 5). Podobne wyniki ujawniają badania firmy McKinsey (źródło 6).

Według badania Salesforce 91% menedżerów sprzedaży uważa, że audyt sprzedaży pomaga w identyfikacji obszarów wymagających poprawy i wprowadzenia skuteczniejszych działań sprzedażowych (źródło 7). 

Jakie są etapy audytu sprzedaży?

 

Audyt sprzedaży to element większej całości. Sam audyt bez przygotowania planu zmian i jego wdrożenia, nie ma większego sensu. Z drugiej strony samo wdrożenie zmian bez ich oceny nie daje odpowiedzi o efektywność zmian. Dlatego, moim zdaniem, wszystkie elementy należy połączyć w jeden proces, mimo że część etapów to w głównej mierze edukacja (etap: 5).

• Etap 1 – zakomunikowanie, że zostanie przeprowadzony audyt sprzedaży. Stosując następujące zasady: audyt sprzedaży ocenia proces nie ludzi, jest zapowiedziany i dobrze zakomunikowany oraz regularnie prowadzony.
• Etap 2 – analiza obecnej sytuacji (ocena profilowania i segmentacji rynku, ocena planu marketingu i sprzedaży, ocena kompetencji pracowników, systemów i oprogramowania, zarządzania, wywiady z klientami). Efekt etapu to wiedza na temat obecnej sytuacji w działach marketingu, sprzedaży i obsługi klienta. Wyniki audytu sprzedaży można przedstawić w formie raportu, który warto rozwijać na kolejnych etapach.
• Etap 3 – przygotowanie planu działań wdrożeniowych (PDW). Ewentualne dodanie PDW do raportu.
• Etap 4 – Poinformowanie o efektach audytu i planowanych zmianach z niego wynikających. Oraz o kolejnym audycie za 3 miesiące.
• Etap 5 – realizacja planu działań wdrożeniowych i bieżąca kontrola.
• Etap 6 – audyt po wdrożeniowy (zwykle realizowany po 3 miesiącach). Realizowany na tych samych wzorcach jak w etapie I. Efekt: ocena efektywności wdrożonych zmian.

Według badania przeprowadzonego przez CSO Insights przedsiębiorstwa, które przeprowadzają audyt sprzedaży co najmniej raz w roku, mają o 51% większe szanse na osiągnięcie swoich celów sprzedażowych (źródło 8).

Jakie są korzyści z przeprowadzenia audytu sprzedaży?

 

Zarząd lub menedżerowie będą mieć świadomość luki, jaka występuje między oczekiwanym a faktycznym poziomem kompetencji osób, stosowania systemów i standardów, wykorzystywania narzędzi oraz wąskich gardeł hamujących sprzedaż.

Publikacja raportu może spowodować wzrost zaangażowania, które są odpowiedzialne za sprzedaż.

Plan działań wdrożeniowych motywuje do działania i skutecznego wdrożenia usprawnień oraz cieszenia się, z każdego małego sukcesu.

Daje szanse na uniknięcie kosztownych błędów, jeśli zostanie przeprowadzony przed planowanymi zmianami, a nie po.

Usprawnienie procesu sprzedaży rzadko kiedy dotyczy jednego elementu. Zaś audyt sprzedaży pomaga w wybraniu elementów do poprawy i ustaleniu priorytetów działań po audytowych.

Kolejny audyt sprzedaży pomaga ocenić jakość usprawnień i przygotować kolejne.

Według badania przeprowadzonego przez PwC wynika, że 68% przedsiębiorstw uważa, że audyt sprzedaży pomógł im w poprawie efektywności działań marketingowych i sprzedażowych (źródło 9).

Według badania przeprowadzonego przez HubSpot wynika, że przedsiębiorstwa, które regularnie przeprowadzają audyt sprzedaży, osiągają o 60% większe zaangażowanie klientów i 56% wyższe wskaźniki konwersji niż przedsiębiorstwa, które nie przeprowadzają audytu (źródło 10).

Z powyższych informacji wynika, że audyt sprzedaży może mieć znaczący wpływ na:

• wyniki finansowe przedsiębiorstwa,
• skuteczność działań marketingowych,
• skuteczność działań sprzedażowych,
• skuteczność obsługi klienta,
• skuteczność zarządzania tymi procesami,
• identyfikację obszarów wymagających poprawy,
• wdrożenie skuteczniejszych strategii sprzedażowych.

 

Jaka jest różnica między audytem a kontrolą?

 

Audyt jest skoncentrowany na identyfikacji przyczyn problemów, nie ocenie osób. Może być realizowany oddzielnie, poza innymi procesami i spełniać funkcje prewencyjnie poprzez wskazanie luk w procesie sprzedaży, między poziomem aktualnym a oczekiwanym. Nastawiony jest na poprawę efektywności w procesach (marketingu, sprzedaży i obsługi klienta) oraz innych obszarów działalności przedsiębiorstwa, które wpływają pośrednio lub bezpośrednio na nie.

Audyt opiera się o standardy i przepisy prawa. (na podstawie, źródło 4).

Celem kontroli jest reakcja na wystąpienie negatywnego zjawiska. Jest realizowana po fakcie. Nakierowana jest na znalezienie winnego, zaistniałego negatywnego zdarzenia. Jej działania oparte są na podstawie wewnętrznie przyjętych uregulowań. Ukierunkowana na znalezienie winnego występowania nieprawidłowości (źródło 4.)

  

Ile kosztuje przeprowadzenie audytu sprzedaży?

 

Cena audytu sprzedaży może być uzależniona od wielu czynników.

• Począwszy od zakresu oceny, wielkości przedsiębiorstwa. Co wiąże się z wielkością nakładu pracy i ilości zaangażowanych osób. W dużej firmie potrzebnych będzie więcej osób i badanych będzie więcej procesów. Prosty wniosek: koszt audytu rośnie wraz z wielkością przedsiębiorstwa.
• Czasu trwania audytu sprzedaży. Im dłużej audytor pracuje, tym większe generuje koszty. Może to też wiązać się z przestojami lub opóźnieniami w ocenianych obszarach. Jeśli audyt dotyczy również badania klientów, to takie wywiady również wydłużają czas i wiążą się z dodatkowymi kosztami.
• Przedmiot audytu sprzedaży obejmujący skomplikowane procesy i narzędzia może wymagać znalezienia dodatkowego specjalisty. Co może generować dodatkowe koszty i wydłużać czas audytu.
• Dokumentacja po badaniu. Audyt sprzedaży, zwykle kończy się przygotowaniem raportu z oceny i proponowanych rozwiązań. Im bardziej szczegółowy i dogłębny raport, tym wyższy koszt.

Firmy zajmujące się audytami niechętnie ujawniają swoje stawki. Analizując ofertę w lutym 2023 roku, dotarłem do następujących danych:

• Od 2000 do 4500 PLN musi zapłacić indywidualny przedsiębiorca lub mikro firma. Gdzie badany jest niewielki zakres.
• Od 5000 do 20000 PLN to koszt, na jaki musi przygotować się średniej wielkości przedsiębiorstwo. Wraz z ceną rośnie dogłębność analiz.
• Ponad 20000 PLN to kwota, jaką wyda duże przedsiębiorstwo lub korporacja, lub przedsiębiorstwa, w których występuje bardzo dużo nieprawidłowości, co wymaga głębokiej analizy i wielu specjalistów.

Co można powiedzieć o tych kwotach? Mogą wydawać się wysokie, jeśli spojrzy się na nie jak na wydatek. Jeśli sugerowane rozwiązania zdiagnozowanych problemów pomogą poprawić procesy i w konsekwencji rozwinąć firmę. To taka inwestycja okazuje się bardzo atrakcyjna i mocno uzasadniona. Przypomnij sobie historię Jan, w początku tego artykułu.

Jak powinien przebiegać audyt sprzedaży?

 

Prowadząc audyt sprzedaży, należy poruszać się ściśle określoną ścieżką. Przebiega ona w następujący sposób:

1. Strategia firmy.
2. Strategia sprzedaży.
3. Zarządzanie procesami (marketingu, sprzedaży i obsługi klienta).
4. Codzienne czynności pracowników (marketingu, sprzedaży i obsługi klienta).

Nie można oceniać strategii sprzedaży, bez wiedzy o strategii firmy. Zarządzanie procesami ma realizować strategię sprzedaży, które jest wypadkową strategii całej firmy. Procesy zaś wpływają na codzienne działania pracowników.

W trakcie audytu są oceniane te procesy i ich efektywność. Zwykle ocenia się pojedyncze obszary i działania oraz sprawdza się, jak wpływają na pozostałe procesy i samą firmę.

Do badanych obszarów mogę zaliczyć:

• Proces pozyskiwania klientów.
• Proces sprzedaży.
• Proces obsługi klientów.
• Organizację, planowanie, kontrolę i przewodzenie działów marketingu, sprzedaży i obsługi klienta.
• Komunikację w działach i między nimi.
• Proces rekrutacji.
• Proces wdrożenia nowych pracowników,
• Motywację pracowników.
• Rozwój kompetencji (w szczególności menedżerskich i handlowych).
• Profilowanie klientów i segmentację rynku.
• Proces decyzyjny klienta.
• Standardy pracy.
• Metody sprzedaży.
• Kanały dystrybucji.
• Ofertę.
• Strukturę firmy i poszczególnych działów.

Bardzo efektywnym i pomocnym sposobem oceny jest mapowanie procesów. Czym jest mapowanie procesu?  To metoda analizy biznesowej, która w sposób graficzny przedstawia etapy i zadania procesu biznesowego. Celem mapowania procesów jest zrozumienie, jakie działania należy wykonać, aby osiągnąć pożądany rezultat, a także zidentyfikowanie potencjalnych obszarów doskonalenia procesu.

Jeśli firma ma zmapowane procesy łatwo przeprowadzić ich ocenę. Jednak jak wynika z mojego doświadczenia oraz dostępnej literatury tego typu narzędzia w dalszym ciągu są rzadkością. Nawet jeśli są, to często są nieaktualne.

Ocena poszczególnych procesów i ich interakcja wymaga analitycznego podejścia. Bez tego trudno jest oczekiwać konstruktywnych wniosków i właściwych propozycji rozwiązania zaistniałych problemów.

 

Kto powinien prowadzić audyt sprzedaży?

 

Audyt sprzedaży powinien być przeprowadzony przez ekspertów ds. sprzedaży lub firmę oceniającą proces sprzedaży.

Osoby dokonujące audytu muszą mieć odpowiednie doświadczenie i wiedzę sprzedażową, aby móc dokładnie przeanalizować procesy sprzedażowe firmy i zidentyfikować obszary, które wymagają usprawnień i zmian.

Jeśli przegląd jest dokonywany wewnętrznie, powinien to zrobić człowiek niezależny od działu sprzedaży, aby uniknąć konfliktu interesów i zapewnić obiektywizm oceny.

 

Jak się samemu zabrać za przeprowadzenie audytu sprzedaży?

 

Jeśli nie posiadasz budżetu na przeprowadzanie audytu sprzedaży, a masz kompetencje do jego przeprowadzenia i czujesz się na siłach, że zrobisz to dobrze. To proponuję Ci postępować zgodnie z poniższym scenariuszem. Powstał o na bazie moich doświadczeń i dostępne literatury oraz przeczytanych artykułach.

1. Zakomunikuj, że będzie prowadzony audyt sprzedaży.
2. Przyjrzyj się grupie docelowej, której oferujesz usługi lub sprzedajesz produkty. Czy grupa docelowa jest dobrze dobrana?
3. Sprawdź, czy proces zakupu jest prosty dla klienta i co musi zrobić, aby kupić?
4. Jaką rolę w tym procesie odgrywają osoby z działu marketingu, sprzedaży i obsługi klienta?
5. Co jest impulsem do zakupu u klienta?
6. Jak definiuje on sukces i porażkę, w związku z twoją ofertą?
7. Jakimi kryteriami kieruje się, podejmując decyzję o zakupie lub skorzystaniu z oferty?
8. Porozmawiaj z aktualnymi i byłymi klientami, na temat ich opinii o produkcie, firmie i procesach.
9. Porozmawiaj z handlowcami o ich ostatnich sukcesach i porażkach. Co zdecydowało o takim wyniku?
10. Sprawdź, jakie stosowane są standardy pracy (np. zarządzania, planowania, kontroli).
11. Sprawdź poziom wykorzystywanych narzędzi (np. wzorów rozmów telefonicznych, wzorów maili, cenników, instrukcje).
12. Opisz codzienne czynności pracowników (marketingu, sprzedaży i obsługi klienta), które decydują o sukcesie. Zweryfikuj, ile czasu poszczególni pracownicy zajmują się tymi czynnościami, a ile pobocznymi.
13. Sprawdź poziom kompetencji menedżerów i pracowników. Określ lukę występującą między poziomem istniejącym a oczekiwanym.
14. Sprawdź, jakie są systemy i oprogramowanie, które wykorzystują poszczególne działy (marketingu, sprzedaży i obsługi klienta).
15. Sprawdź współczynniki efektywności (KPI) oraz określ wąskie gardła w procesach.
16. Określ poziom komunikacji w zespołach i określ luki komunikacyjne.
17. Zaproponuj rozwiązani zidentyfikowanych problemów i zaplanuj ich wdrożenie. Weź pod uwagę czas potrzebny na naukę i implementację nowej wiedzy do codzienności zawodowej poszczególnych pracowników.

 

Jak poinformować o tym, że będzie przeprowadzany audyt sprzedaży?

 

Poinformowanie pracowników o audycie sprzedaży jest bardzo ważne, ponieważ pozwala im przygotować się do procesu oraz zrozumieć jego cel i korzyści.

Oto kilka sposobów na poinformowanie Cię, że przegląd sprzedaży jest w toku.

• Spotkanie z pracownikami — Zaplanuj spotkanie z zespołem sprzedaży, aby poinformować ich o proponowanej zmianie. Omów cel i korzyści audytu oraz upewnij się, że celem audytu jest usprawnienie działów sprzedaży i operacji.
• E-mail – wyślij e-mail do wszystkich pracowników działu sprzedaży, w którym porozmawiasz o planowanym przeglądzie, celach i korzyściach. Upewnij się, że wszyscy otrzymali wiadomość i odpowiedz na pytania w razie potrzeby. Ogłoszenie na tablicy ogłoszeń – wywieś informację o planowanej kontroli na tablicy ogłoszeń działu handlowego lub w miejscu widocznym dla wszystkich pracowników.
• Intranet – jeśli firma posiada intranet, umieść informację o planowanym przeglądzie na stronie głównej lub w sekcji dedykowanej działowi sprzedaży.

Wszystkie te sposoby informowania pracowników są skuteczne, ale najważniejsze jest, aby wszyscy wiedzieli, co się dzieje i dlaczego. W ten sposób pracownicy są lepiej przygotowani i zmotywowani do współpracy z audytorami.

 

Typowe problemy, jakie może ujawnić audyt sprzedaży.

 

Audyt sprzedaży może ujawnić wiele problemów w procesie sprzedaży, które prowadzą do spadku efektywności i zysków firmy.

Poniżej przedstawiamy przykłady typowych problemów, które mogą pojawić się podczas audytu sprzedaży:

• Nieefektywne zarządzanie lejkiem sprzedaży – lejek sprzedaży to proces od momentu pozyskania klienta do zakończenia transakcji. Audyt może ujawnić, że jest źle zarządzany, co skutkuje utratą potencjalnych klientów i zmniejszeniem sprzedaży.
• Brak umiejętności sprzedażowych wśród pracowników — podczas audytu może okazać się, że pracownikom działu sprzedaży brakuje odpowiednich umiejętności sprzedażowych, co ogranicza ich skuteczność w pozyskiwaniu klientów i zwiększaniu sprzedaży.
• Brak jasno określonej strategii sprzedaży — Podczas audytu może się okazać, że firma nie posiada jasno określonej strategii sprzedaży, co prowadzi do chaosu i dezorganizacji w dziale sprzedaży oraz osłabienia wyników sprzedaży.
• Problemy z bazą klientów – Podczas audytu może okazać się, że firma nie posiada odpowiedniej bazy klientów, co utrudnia pozyskiwanie nowych klientów, a także działania marketingowe i sprzedażowe.
• Problemy w procesie obsługi klienta — Audyt może ujawnić, że proces obsługi klienta jest źle zorganizowany, co prowadzi do niezadowolenia klienta i utraty lojalności.
• Nieoptymalne procesy sprzedaży – Audyt może ujawnić, że procesy sprzedaży są nieoptymalne, co skutkuje powtarzającymi się błędami, opóźnieniami i kosztami, które mogą wpłynąć na efektywność działu sprzedaży.

Te problemy to tylko przykłady, ponieważ audyt sprzedaży może ujawnić wiele innych problemów, które prowadzą do zmniejszenia sprzedaży i ograniczeń biznesowych.

 

Podsumowanie

 

Artykuł „Audyt sprzedaży — co to jest?” przybliża istotę i korzyści płynące z tego procesu w firmie. Przeprowadzam Cię przez proces audytu sprzedaży i pokazuję kroki, które należy wykonać, aby uzyskać najlepsze wyniki. Podkreślam, że za pomocą audytu sprzedaży można zidentyfikować problemy w procesie sprzedaży, które prowadzą do spadku efektywności i wyników firmy.

Dzięki audytowi sprzedażowemu firma może dokonać zmian sprzyjających sprzedaży i wynikom finansowym. W artykule czytasz również, że audyt sprzedaży może pomóc firmie usprawnić procesy sprzedażowe, pozyskać nowych klientów, zwiększyć efektywność działu handlowego, marketingu i w konsekwencji zwiększyć zyski. Prezentuję również, jakie mogą być koszty audytu realizowane przez wyspecjalizowanych ekspertów.

Na koniec w artykule przedstawiam audyt sprzedaży jako bardzo ważne narzędzie pracy dla każdej firmy, która chce poprawić swoje wyniki finansowe i usprawnić proces sprzedaży. Bo za pomocą audytu sprzedaży można zidentyfikować problemy i opracować plany wdrożeniowe, a także wprowadzić zmiany poprawiające wyniki firmy i zwiększające konkurencyjność na rynku.

Jeśli  audyt chcesz przeprowadzić samemu, to skup się na tym, kto powinien go przeprowadzić i jakie problemy mogą pojawić się podczas tego procesu. Przygotuj narzędzia, zaplanuj czas i działaj. Jeśli nie wiesz, jak się to niego zabrać lub masz więcej pytań niż odpowiedzi, to kurs online Audyt Sprzedaży może Ci w tym pomóc.

 

 

 

Źródła, z jakich korzystałem, pisząc artykuł „Audyt Sprzedaży — co to takiego?”:

 

1. https://pl.wikipedia.org/wiki/Audyt
2. Wacław Šmid: Leksykon przedsiębiorcy. Warszawa: Wydawnictwo „Poltext”, 2010, s. 227.
3. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r. poz. 931).
4. https://mfiles.pl/pl/index.php/Audyt_wewn%C4%99trzny
5. Aberdeen Group: “Sales Audit: Assessing Sales Execution and Sales Enablement Effectiveness” (2012)
6. McKinsey & Company: “Sustaining sales growth: Five proven strategies” (2014)
7. Salesforce: “The State of Sales” (2016)
8. CSO Insights: “2016 Sales Best Practices Study” (2016)
9. PwC: “2018-2019 Digital IQ Survey” (2018-2019)
10. HubSpot: “The State of Inbound” (2017)
11. https://saleswise.pl/blog/audyt-sprzedazy-w-pigulce/
12. https://www.sellwise.pl/jak-przeprowadzic-audyt-sprzedazy-bbm06/
13. https://salents.com/audyt-sprzedazy-w-4-krokach/
14. https://commplace.pl/audyt-sprzedazy-analizujemy-metody-budowania-relacji/
15. https://hotlead.pl/pozyskiwanie-klientow/audyt-sprzedazy-czym-jest-i-jak-go-wykonac/
16. https://www.nowa-sprzedaz.pl/artykul/audyt-sprzedazowy-zrob-to-sam
17. https://4change.pl/audyt-dzialu-handlowego-lub-sprzedazy/
18. https://hrk.pl/pl/baza-wiedzy/artykuly-eksperckie/audyt-kompetencji-sprzedazowych-czyli-jak-badac-i-rozwijac-dzial-handlowy

 

 

Znalazłeś w tekście: „Audyt Sprzedaży — Co to takiego?” elementy inspirujące i nowatorskie, a może nie zgadzasz się z autorem? Powiedz nam o tym, napisz, z czym się nie zgadzasz, uargumentuj to, wzbogać tekst o swoje uwagi. Nic tak nie buduje atmosfery portalu, jak inteligentni czytelnicy umiejący zanalizować i wyartykułować swoje spostrzeżenia.

 

Autor: Maciej Kozubik — Dyplomowany Coach, Trener Biznesu, Ekonomista. Absolwent dwóch uczelni wyższych (Akademii Ekonomicznej w Katowicach i Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu). Pracował w korporacjach, w tym międzynarodowych. Praktyk biznesu. Nieprzerwanie podąża przed siebie, wyznacza sobie ambitne cele i szuka nowych inspiracji. To, co go wyróżnia, to silna wiara w ludzi i ich potencjał, dlatego namawia ich do inwestowania w siebie i rozwijania swoich pasji. Jest przekonany, że każdy jest stworzony, by odnosić sukcesy. Dzisiaj zajmuje się coachingiem i szkoleniami, w firmie Grupa Kozubik i Partnerzy.