page contents

Wstęp do efektywności osobistej, czyli jak lepiej organizować swoje życie – część 1.

Rozwijanie przedsiębiorstwa jest bardzo mocno skorelowane z rozwojem osobistym, a w szczególności z poprawą efektywności własnej. W moim mniemaniu dotyczy to w szczególności trzech obszarów: zarządzania czasem, delegowania oraz pewnych nawyków skutecznego działania. Dzisiaj skupię się na pierwszym obszarze, a pozostałymi w kolejnych artykułach.

Zarządzanie czasem?

Po pierwsze zarządzanie czasem to daleko idące uogólnienie, ponieważ nie można zarządzać czasem. On płynie i nie mamy na to wpływu. Jedyne czym możemy zarządzać to własnym zachowaniem, własną pracą i własnym działaniem w jednostce czasu. Poprawnie należy powiedzieć: zarządzanie sobą w czasie. Niezależnie od tego jakie są twoje doświadczenia związane z tym obszarem zachęcam cię do zaakceptowania stwierdzenia, że lepsza jest zła organizacja niż żadna. Spotkałem się ze stwierdzeniami, że planowanie zabiera spontaniczność, „gdy planowałem i nie osiągałem celu, czułem rozczarowanie Teraz nie planuję i żyję”. Chyba najbardziej bezmyślnym stwierdzeniem jest: „chcesz rozśmieszyć Boga opowiedz mu o swoich planach”. Powyższe zwroty dotyczą osób, które po pierwsze nie biorą odpowiedzialności za swoje życie, a po drugie nie nabyły biegłości w sztuce zarządzania czasem. Za chwilę dowiesz się jakie to proste, jednak bez działania, bez wprowadzenia tej wiedzy w życie nie będziesz mieć efektu.

Zarządzanie sobą w czasie to umiejętność

Na początku należy uświadomić sobie, że zarządzanie czasem jest umiejętnością, więc może się jej nauczyć każdy. Jednym przyjdzie to szybciej, inni będą musieli się bardziej zaangażować. Po drugie przekonywanie siebie i innych o tym, że nie masz czasu się tego nauczyć, świadczy, że najwyższy czas na zmianę postawy. Po trzecie zdarzają się sytuacje kryzysowe, których nie można przewidzieć, jednak wiedza zawarta w tym artykule ułatwia ich rozwiązanie.

Kiedyś na szkoleniu zadałem kursantom pytanie: „kto z was ma kalendarz i z niego korzysta niech podniesie rękę?” Odpowiedź, jaka padła, uświadomiła mi skalę problemu. Prawie 80% osób nie podniosła ręki. Jeżeli nie planujesz swoich celów i zadań, to robi to ktoś za ciebie. Jak sądzisz czyje cele realizujesz? Swoje? Nic bardziej błędnego. Jeżeli inni mówią ci co masz robić, realizujesz ich plan. Pierwszym krokiem jest wyznaczenie kierunku działania, którym jest TWÓJ CEL. Na temat celów, ich wyznaczania pisałem przy okazji motywacji -więcej znajduje się tutaj. Mając wyznaczony cel, nadajesz kierunek swojemu działaniu. Miej cele dzienne, tygodniowe, miesięczne, roczne. To po to aby stale utrzymywać się na kursie do osobistego sukcesu. Dalej wypisz wszystkie zadania. Określ czas jaki potrzebujesz do ich wykonania. Nadaj priorytety i kontroluj postępy. Tylko tyle? Tak, na początek to wystarczy!

Priorytety, czyli od czego zaczynamy

Możesz zadać dodatkowe pytania: po co i jak nadawać priorytety poszczególnym zadaniom? W ciągu dnia wykonujesz wiele czynności, część z nich rozprasza cię, inne angażują wszystkich w biurze, a nie dają efektu. Wobec tego powinieneś określić, które mają pierwszeństwo przed pozostałymi i na nich skupić swoją uwagę, na pozostałych dopiero gdy będzie jeszcze czas.

Reguła Pareto i macierz Eisenhowera

Jest wiele narzędzi wyznaczania priorytetów, ja zaprezentuję ci tylko trzy, o różnym stopniu trudności. Po pierwsze Reguła Pareto, zwana regułą 80/20. Po drugie metoda ABC. Po trzecie diagram (macierz) Eisenhowera. Celem ich wykorzystania jest ułatwienie ci pracy. Prawdopodobnie twój dzień pracy pełny jest zadań rutynowych i sytuacji kryzysowych (działań, gdy twoja uwaga jest rozpraszana). Ustalając priorytet zaczniesz działać skuteczniej.

Reguła Pareto (reguła 80/20) mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Inaczej 20% pracy da ci 80% sukcesów. Cel to poprawa efektywności, poprzez poświęcenie się zadaniom, które przyniosą największy efekt. Jeżeli masz 5 zadań, wybierz jedno najważniejsze i pracuj nad nim, aż nie skończysz. Dopiero wtedy zajmij się kolejnym i tak do samego końca. Mając wiele zadań dokonuj selekcji na każdym kroku, gdy wykonasz 20%, szukaj kolejnego 20% i działaj.

Metoda ABC

Metoda ABC podobnie jak 80/20 przynosi najlepsze efekty jeżeli koncentrujesz się na zadaniach przynoszących najwięcej efektów. Wartościowanie pracy polega na przyporządkowaniu zadaniom następujących kategorii:

  • A –zadania najważniejsze, nie mogą być delegowane.
  • B – zadania ważne, ale można je delegować.
  • C- zadania o najmniejszej efektywności, należy je wszystkie delegować, jeżeli nie ma takiej możliwości wykonuj je na samym końcu.

Warto wiedzieć jak ma się stosunek pracy do efektów końcowych. Prezentuje to poniższa tabela.

 Efekt  65%  20%  15%
 Priorytet  A  B  C
 Nakład pracy  15%  20%  65%

Macierz Eisenhowera jest trzecim narzędziem, które możesz wykorzystać do wyznaczania ważności i pilności zadań. Autor tego narzędzia był Prezydentem USA i generałem, który podczas II Wojny Światowej zasłynął ze świetnego zarządzania sobą w czasie.

Macierz Eisenhowera jest siatką składającą się z 4 ćwiartek, z których każda obrazuje odmienny poziom ważności i pilności zadań.

 Ważne i pilne (A)  Nieważne i pilne (C)
 Ważnie i niepilne (B) Nieważne i niepilne (D)

W jaki sposób interpretować poszczególne zadania? Po pierwsze ważność odnosi się do celu. Zadania ważne zbliżają do sukcesu, nie ważnie niekoniecznie. Po drugie kryterium pilności dotyczy kwestii czasu, pilne znaczy od razu, już, najlepiej dzisiaj. Niepilne, jak łatwo się domyślić – może poczekać.

Zadania zaliczane do ćwiartki A, czyli ważne i pilne, to sytuacje kryzysowe, sprawy nagłe, zadania na „dziś”, „na wczoraj” do których można zaliczyć przykładowo:
dokończenie prezentacji na zebranie rady nadzorczej
prowizoryczne ustalenie listy płac, bo nastąpiła awaria komputera.

Ćwiartka B obejmuje zadania ważne i niepilne, często są one rozkładane w czasie i są zwykle regularne, więc łatwo je przewidzieć i przygotować się wcześniej. Przykłady takich czynności to: planowanie, twórcze poszukiwanie rozwiązań, zapobieganie kryzysom (planowanie przeniesienia magazynu), rekreacja (codzienne wyjście na 5 kilometrowy spacer z psem), utrzymywanie więzi z ludźmi (wyjazd na urlop), praca nad własnym rozwojem (czytanie mojego bloga)

Kolejna ćwiartka (C) to zadania choć pilne to mało istotne. Ich wykonanie powinno zostać zlecone innym osobom lub jeżeli nie ma takiej możliwości, należy je wykonywać w drugiej kolejności. Zwykle są to przeszkadzające telefony, mało ważne obowiązkowe spotkania, raporty, regulowanie rachunków.

W zadania mało ważne i niepilne nie warto się angażować, po prostu je ignoruj. Jeżeli nie są one istotne to po co tracić cenny czas? Pozbądź się ich. To zwykle: nierefleksyjne oglądanie telewizji, rozrywka typu „odreagowanie” (alkohol, narkotyki) czy przeglądanie korespondencji typu spam.

 

Znalazłeś w tekście “Wstęp do efektywności osobistej, czyli jak lepiej organizować swoje życie” elementy inspirujące i nowatorskie, a może nie zgadzasz się z autorem? Powiedz nam o tym, napisz z czym się nie zgadzasz, uargumentuj to, wzbogać tekst o swoje uwagi. Nic tak nie buduje atmosfery portalu jak inteligentni czytelnicy potrafiący zanalizować i wyartykułować swoje spostrzeżenia.

Autor: Maciej Kozubik – Dyplomowany Coach, Trener Biznesu, Ekonomista. Absolwent dwóch uczelni wyższych (Akademii Ekonomicznej w Katowicach i Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu). Pracował w korporacjach, w tym międzynarodowych. Praktyk biznesu. Nieprzerwanie podąża przed siebie, wyznacza sobie ambitne cele i szuka nowych inspiracji. To, co go wyróżnia, to silna wiara w ludzi i ich potencjał, dlatego namawia ich do inwestowania w siebie i rozwijania swoich pasji. Jest przekonany, że każdy jest stworzony, by odnosić sukcesy. Dzisiaj zajmuje się coachingiem i szkoleniami.

Komentarze (2)

  • jurek
    23 czerwiec 2015 o 03:18 |
    Zycie bez” presji” czasu, zycie bez planowania poszczegolnych zadan jest jak plywanie statkiem bez instrumentow nawigacjy
    nych
    • Maciej Kozubik
      23 czerwiec 2015 o 09:59 |
      Bardzo trafne porównanie.